amfori Resolve Kanal

amfori verpflichtet sich zu Transparenz, Verantwortlichkeit und einem respektvollen Umgang mit allen Stakeholdern. Um diese Werte aufrechtzuerhalten, haben wir den Resolve Channel eingerichtet, einen externen Beschwerdemechanismus, der es Einzelpersonen oder Stakeholdern , die von unseren Aktivitäten, Dienstleistungen oder Mitarbeitern betroffen sind, ermöglicht, Bedenken sicher und konstruktiv zu äußern.

Dieser Mechanismus ist für alle externen Stakeholder – einschließlichArbeitnehmern, Lieferanten, Kunden und anderen betroffenen Parteien – zugänglichund soll sicherstellen, dass Beschwerden rechtzeitig, fair und vertraulich entgegengenommen, bewertet und bearbeitet werden. Das Standardverfahren für den Resolve Channel finden Sie unten.

Standardarbeitsanweisung (SOP)

1. Zweck

Auf dieser Seite wird das Verfahren beschrieben, mit dem Einzelpersonen und Organisationen Beschwerden oder Einsprüche in Bezug auf die Dienstleistungen und Handlungen von amfori oder der von amfori zugelassenen Dienstleister einreichen können. Ziel ist es, Transparenz, Fairness und Verantwortlichkeit im Umgang mit solchen Berichten zu gewährleisten.

2. Umfang

Beschwerden können von jeder betroffenen Partei eingereicht werden, also auch von Ihnen:

• ^{amfori-Mitglieder1} und ihre Lieferanten,

• ^{Dienstleistern2},

• Einzelpersonen, NGOs und andere ^{Interessengruppen3},

• oder die rechtmäßigen Vertreter der oben genannten Personen.

[1] Gewerbliche Einrichtungen (z.B. Marken, Einzelhändler, Importeure) und Verbände, die die Beitrittserklärung unterzeichnet haben und nicht gekündigt oder ausgeschlossen worden sind.

[2] Ein Unternehmen, mit dem amfori zusammenarbeitet, um die Aktivitäten von amfori zu unterstützen (z. B. Wirtschaftsprüfungsunternehmen, Schulungsunternehmen, Berater)

[3] Einzelpersonen, Gemeinschaften oder Organisationen, die von den Operationen, Aktivitäten, Märkten, Branchen und Ergebnissen von amfori betroffen sind und/oder diese beeinflussen können.

Eine Beschwerde ist relevant, wenn sie sich auf angebliche, direkte negative Auswirkungen bezieht, die durch Handlungen, Unterlassungen oder Dienstleistungen von amfori verursacht wurden. Dabei kann es sich um Unzufriedenheit mit Aktivitäten wie Audits, Schulungen, Veranstaltungen oder dem Missbrauch von amfori-Plattformen handeln.

Die folgenden Punkte fallen nicht in den Geltungsbereich:

• Beschwerden über das Verhalten der Mitarbeiter von amfori, die in Übereinstimmung mit den internen Personalrichtlinien und -verfahren bearbeitet werden.

• Beschwerden im Zusammenhang mit Verstößen gegen den amfori BSCI oder den amfori BEPI Code of Conduct durch Mitglieder oder Geschäftspartner werden über separate Verfahren bearbeitet.

Beschwerden sollten mit sachlichen Informationen, Unterlagen und ggf. Verweisen auf frühere Lösungsversuche untermauert werden.

3. Einreichen einer Beschwerde

Beschwerden können Sie per E-Mail an resolve@amfori.org einreichen .

amfori prüft jede Einsendung innerhalb von zehn Werktagen auf Vollständigkeit, Zulässigkeit und Relevanz. Falls erforderlich, werden zusätzliche Informationen angefordert. Die Vollständigkeit wird durch die Menge der Informationen bestimmt, die amfori zur Verfügung stehen, um eine unparteiische, unvoreingenommene und ausgewogene Bewertung der Beschwerde vorzunehmen.

In Fällen, in denen die Beschwerde nicht in den Geltungsbereich der aktuellen SOP fällt, der Beschwerdeführer nicht erreicht werden kann oder keine ausreichenden Informationen liefert, wird die Beschwerde als unzulässig betrachtet.

Jede Entscheidung über die Zulässigkeit wird klar kommuniziert, zusammen mit Begründungen und Vorschlägen für alternative Kanäle, falls zutreffend.

4. Fallzuweisung und Überprüfung

Sobald die Beschwerden als zulässig erachtet werden, werden sie auf der Grundlage ihres Inhalts zugeordnet:

• Wenn das Problem nicht direkt mit ^amfori4 zu tun hat, wird es den entsprechenden internen Abteilungen wie Umwelt, Soziales, Governance, Mitgliedschaft, Kapazitätsaufbau, IT, Finanzen oder Recht zugewiesen. In solchen Fällen muss die empfangende Abteilung einen Fallverantwortlichen benennen, der die volle Verantwortung für den Verlauf des Falles von der Zuweisung bis zum Abschluss übernimmt.

• Wenn sich die Angelegenheit auf die Maßnahmen oder Richtlinien von ^amfori5 bezieht, wird sie an das interne Eskalationskomitee (EC) weitergeleitet. Ein spezieller Fallverantwortlicher wird zugewiesen, um eine durchgängige Überwachung und Kontinuität bei der Bearbeitung des Falles zu gewährleisten. Der Beschwerdeführer wird über die Person informiert, die mit der Bearbeitung seines Falles beauftragt ist.

[4] Berichte über amfori-Dienstleister, Überwachungspartner, Mitglieder oder Geschäftspartner.

[5] Berichte über Aktivitäten oder Dienstleistungen von amfori.

Die Zuweisung eines einzigen verantwortlichen Fallleiters gewährleistet eine klare Verantwortlichkeit, verbessert die Kommunikation mit dem Beschwerdeführer und unterstützt einen konsistenten und strukturierten Lösungsprozess.

Das Eskalationskomitee setzt sich aus einem Ad-hoc-Gremium zusammen, dem zwei Mitglieder des amfori Leadership Teams und ein bis zwei hochrangige Vertreter angehören, die für die Beschwerde relevant sind.

5. Nachforschungen

Der Fallleiter leitet eine strukturierte Untersuchung, um die Berechtigung der Beschwerde zu ermitteln:

• Schreibtisch-basierte Überprüfungen werden im Durchschnitt innerhalb von 30 Arbeitstagen abgeschlossen.

• Untersuchungen, die sowohl Schreibtischarbeit als auch Vor-Ort-Methoden erfordern, oder Untersuchungen durch externe Experten können bis zu 60 Arbeitstage in Anspruch nehmen. Falls der Zeitraum von 60 Tagen überschritten wird, sollte der Fallleiter dem Beschwerdeführer einen aktualisierten Zeitplan vorlegen.

Alle Ergebnisse werden in einem förmlichen Untersuchungsbericht festgehalten, in dem dargelegt wird, ob die Beschwerde begründet ist. Der Bericht enthält gegebenenfalls auch eine Reihe von empfohlenen Korrektur- und Präventivmaßnahmen.

6. Sanierung

Wenn Korrekturmaßnahmen erforderlich sind, benachrichtigt amfori die beteiligten Parteien und sorgt für die Umsetzung innerhalb eines Zeitrahmens von höchstens acht Monaten. Falls erforderlich, werden Nachprüfungen durchgeführt.

Nach Abschluss des Verfahrens wird den Parteien ein Sanierungsbericht übermittelt. Er enthält Einzelheiten zu den ergriffenen Maßnahmen, klassifiziert den Status der Abhilfemaßnahmen (erfolgreich, teilweise oder keine) und bittet um Rückmeldung innerhalb von 15 Geschäftstagen, bevor der Fall geschlossen wird.

7. Fallabschluss

Der Abschlussprozess endet mit einem abschließenden Fallbericht, der eine Zusammenfassung enthält:

• Die Beschwerde,

• Die Untersuchung und die getroffenen Abhilfemaßnahmen,

• Das daraus resultierende Ergebnis.

Dies markiert das offizielle Ende des Falles.

8. Rechtsmittelverfahren

Eine Beschwerde kann eingereicht werden, wenn der Beschwerdeführer der Ansicht ist, dass es bei der Bearbeitung der Beschwerde zu Verfahrensfehlern gekommen ist. Sie wird für zulässig erklärt, wenn:

• Sie wird von dem/den Beschwerdeführer(n) erhoben.

• Sie betrifft insbesondere das Verfahren, das von dem/den Mitarbeiter(n), der/die die Beschwerde bearbeitet/bearbeiten, angewandt wird.

• Sie erfolgt schriftlich innerhalb von zehn Werktagen nach der Benachrichtigung über das Ergebnis.

Sobald die Beschwerde für zulässig erklärt wurde, bestätigt amfori den Eingang der Beschwerde und ernennt einen Beschwerdeausschuss, der das Beschwerdeverfahren leitet. Der Ausschuss kann Anhörungen veranstalten, Expertenmeinungen einholen oder zusätzliche Informationen einholen. Das Ergebnis der Beschwerde wird innerhalb von 30 Werktagen mitgeteilt und ist endgültig.

Einsprüche sind zu richten an: resolve@amfori.org mit dem Betreff: „Berufung – [Fall-ID]“.

9. Verantwortlichkeiten

Die Bearbeitung von Beschwerden und Einsprüchen ist auf geschultes amfori-Personal beschränkt. Um Unabhängigkeit und Unparteilichkeit zu gewährleisten, sind diese Personen:

• Sie werden aufgrund ihres Fachwissens und ihrer nachgewiesenen Neutralität ausgewählt;

• werden speziell in unvoreingenommener Entscheidungsfindung und ethischem Verhalten geschult;

• Sie haben erklärt, dass Sie unparteiisch sind, bevor Sie einen Fall übernehmen;

• Arbeiten Sie innerhalb einer Struktur, die unzulässige interne oder externe Einflüsse verhindert.

Alle Mitarbeiter, die an der Bearbeitung von Fällen beteiligt sind, sind zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen sich nicht an Fällen beteiligen, bei denen sie in einen Interessenkonflikt geraten.

10. Sicherheitsvorkehrungen und Standards

Um die Rechte aller am Prozess Beteiligten zu schützen, stellt amfori Folgendes sicher

• Datenschutz: Einhaltung der GDPR-Standards;

• Keine Vergeltung: Keine Strafen für die Einreichung von Beschwerden in gutem Glauben;

• Vertraulichkeit: Die Weitergabe von Informationen erfolgt ausschließlich auf der Basis von „Need-to-know“;

• Interessenkonflikte: Die Mitglieder des Ausschusses müssen Konflikte offenlegen und gegebenenfalls zurücktreten;

• Aufbewahrung von Unterlagen: Alle Beschwerdeakten werden sicher aufbewahrt – digital – und zwar fünf Jahre lang.

11. Kontinuierliche Verbesserung

Dieses Verfahren wird regelmäßig überprüft. amfori holt nach jedem Fall das Feedback der Beteiligten ein, um Stärken und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Wichtige Leistungsindikatoren, wie z.B. die Schnelligkeit der Lösung und die Zufriedenheit, werden überwacht, um Prozessverbesserungen vorzunehmen.